Administrasjonssekretær hos Blå Kors klinikk Haugaland

Administrasjonssekretær

Ved Blå Kors klinikk Haugaland har vi ledig stilling som administrasjonssekretær.

Etter å blitt tildelt en langsiktig rammeavtale for tverrfaglig spesialisert rusbehandling med Helse Vest har vi det siste året jobbet med en ny organisering som ledd i å utvikle bedre tjenester til våre pasienter, samt bedring av arbeidsvilkår/rammer for å våre ansatte.

I den ledige stillingen vil du bli del av det administrative teamet hvor en viktig del av arbeidet er å yte service og støtte til kliniske fagpersonell som hver dag jobber for at mennesker på Haugalandet skal få hjelp mot ulike typer avhengighet.

Som administrasjonssekretær er du med på å kvalitetssikre og tilrettelegge for optimal drift. Du sitter tett på vår ledergruppe og du vil merke at hos oss er vegen kort fra ide til handling. Din stilling er viktig for at dette kan fortsette.

Arbeidsoppgaver

• Oppdatering av prosedyrer i tilknytning til administrativ drift
• Organisering av AMU i samarbeid med leder AMU og direktør samt etterarbeid
• Organisering og deltakelse på vernerunder i regi av AMU herunder kontakt med bedriftshelsetjenesten
• Organisering av interne kurs
• Medlem og sekretær i prosjektgruppen Miljøfyrtårn
• Ansvar for oversikt over aktuelt datautstyr, skrivere m.m samt plan for utskifting og bestilling av nytt utstyr. Dokumentasjon oppdatert til enhver tid
• Bistå HR-leder og enhetsledere ved onboarding / offboarding av nye ansatte og studenter, herunder bestille nøkkelkort, tilgangsstyring
• Interiørbestillinger (kontor og andre lokaliteter) og informasjon og skilting
• Trykkeribestillinger samt bistå med layout og bestilling av brosjyrer ved behov.
• Bistå direktør i daglige arbeidsoppgaver herunder å fasilitere ledermøter, styremøter og eksterne møter
• Utredningsarbeid og saksbehandling etter avtale med direktør, ledergruppen og HR-leder
• Delta på sentralbord ved sykefravær, kurs og ferieavvikling
• Andre løpende administrative og merkantile oppgaver som til enhver tid dekker virksomhetens behov
• Prosjektressurs ved behov innen f. eks GDPR og arkiv.

Stillingen vil rapportere til HR-leder som igjen er en del av ledergruppen som rapporterer til direktør.

Krav til stillingen

• Vi ønsker at du har erfaring med tilsvarende arbeidsoppgaver
• Relevant utdanning. Erfaring som sekretær og arbeid opp mot administrativt nivå kan erstatte relevant utdanning
• Hvis du er helsesekretær er det en fordel, men ikke et krav hvis du har relevant erfaring
• Du må skrive og snakke norsk
• Vi forutsetter at du har gode IT-kunnskaper og er nysgjerrig på nye IT-systemer og programmer

Personlige egenskaper

• Godt humør og serviceinnstilt
• Kunne ta imot bestillinger og sette dem i verk raskt
• Kunne forholde deg til tidsfrister, planlegge arbeidet og yte service
• Løsningsorientert
• Være fleksibel og strukturert
• Det er en klar fordel om du er utadvendt og trives med å omgå kolleger
• Kunne jobbe med flere oppgaver samtidig
• Praktisk anlagt og løsningsorientert

Ønsket tiltredelse

1. august 2023 eller etter avtale.

Lønn og betingelser etter avtale.

 

For alle stillingene kan vi tilby

Vi er over 100 ansatte og en av Haugalandets største kunnskapsvirksomheter med et særdeles godt arbeidsmiljø.

Sentral beliggenhet midt i Haugesund sentrum med moderne og tilpassede bygg til pasienter og ansatte.

Våre ansatte har tilgang til vår egen kantine, trimrom, personalgarderobe og lukket sykkelparkering. I tillegg har vi et aktivt velferdsutvalg som tilbyr hyggelige aktiviteter.

Blå Kors klinikk Haugaland er tilknyttet tariffavtalen til Virke som omhandler spesialisthelsetjenesten. Det betyr at vi tilbyr lønn, pensjon og forsikringer etter tariff.

Vi legger til rette for at ansatte kan få kompetanseutvikling gjennom spesialisering, kurs, konferanser og videreutdanning. Vår kompetanseplan er et viktig styringsverktøy hos oss.

Vi har et utstrakt samarbeid med Helse Fonna som omfatter felles behandlings- og tiltakskjeder og gjensidig kompetanseutveksling.

Vi benytter en rekke digitale hjelpemidler: DIPS Arena, Checkware, Join, Unit4, ECIT og Microsoft 365 med Sharepoint, Word, Excel, Powerpoint, Intranett og Teams.

 

Mer informasjon finner du på:

www.blakors.no/haugaland og www.facebook.com/blakorshaugaland 

Personlig egnethet og evne til samarbeid tillegges betydelig vekt.

Søknader som sendes utenfor elektronisk søknadsskjema, vil ikke bli vurdert.
Vi ber om at du laster opp attester og vitnemål, i PDF-format, sammen med søknaden din.
Problemer med registreringen av din søknad?
Se FAQ for hjelp - https://www.jobbdirekte.no/jobs/content/faq.html