Byarkivar/virksomhetsleder

Ønsker du en sentral rolle i utviklingen av Fredrikstad kommune? Vår dyktige byarkivar går av med pensjon høsten 2024 og vi søker hennes arvtaker. Er du en utviklingsorientert og gjennomføringssterk leder med solid arkivfaglig kompetanse og erfaring fra offentlig virksomhet, er dette en spennende stilling for deg.

Fredrikstad er landets tiende største bykommune, med nærmere 7.000 medarbeidere, ca. 300 ledere på ulike nivåer og et årlig budsjett på om lag 8 milliarder kroner. Som byarkivar får du en spennende lederstilling i en kommune i endring og utvikling, og du får en sentral rolle i kommunens ledelse.

Virksomhet byarkivet er en del av kommunedirektørens sentrale staber i Fredrikstad kommune, plassert i Stab for virksomhetsstyring og økonomi. Byarkivet er kommunens og byens arkivinstitusjon, arkivmyndighet, sentralt dagligarkiv og felles arkivdepot. Virksomhetens arbeidsfelt spenner fra arkivdanning og veiledning til bevaring/arkivdepot og formidling, inkludert innsyn etter offentleglova, forvaltningsloven og personvernlovgivningen, systemansvar og post- og budtjeneste. Byarkivet driver et betydelig utviklingsarbeid i samarbeid med Virksomhet digitalisering, og vi har spesielt fokus på robotiserings-/automatiseringsprosesser.
Byarkivet har i dag 33 ansatte. Byarkivaren rapporterer til direktør for virksomhetsstyring og økonomi og inngår i direktørens ledergruppe.

Fredrikstad kommune skal være en spennende arbeidsplass, der ledere og medarbeidere opplever seg ivaretatt og har utfordrende oppgaver. Vi tilstreber en organisasjonskultur preget av tillit, medvirkning, profesjonalitet, kvalitet, fleksibilitet og læring.

Ønsket tiltredelsesdato er 01.09.2024.

 

Stillingens hovedansvarsområder
Byarkivaren har ansvaret for å lede det arkivfaglige området innenfor arkivdanning og arkivdepot, herunder ansvar for fag, økonomi og medarbeidere i virksomheten, samt ansvar for utvikling og oppfølging av kommunens strategiske og faglige dokumentasjons- og arkivarbeid. Vi ønsker en tydelig, aktiv og målrettet leder som kan legge premisser og strategier for en velfungerende og framtidsrettet dokumentasjonsforvaltning.

• Videreføre og videreutvikle byarkivets arkivtjenester i tråd med arkivets samfunnsoppdrag og kommunens mål og visjoner.
• Ha god forståelse for hvordan digitale arkiv skapes, funksjonelle krav og prinsipper for videreføring og videreutvikling av Fredrikstad kommunes arkivdanning, herunder veiledning/rådgivning, metoder og standarder for arkivfeltet.
• Fremme innovasjon og styre etter kommunens ledelsesprinsipper.
• Samarbeide tett og godt med sin ledergruppe.
• Rapportere på mål og budsjett.
• HMS – helse- miljø og sikkerhet – skal være integrert i byarkivets arbeid, og etterleves.
• Ha stort engasjement for fagfeltet arkiv, men også vid forståelse av kommunen som organisasjon og hvordan interne tjenester understøtter de andre virksomhetsområdene. Dette krever blant annet tett dialog med kommunens tjenesteområder for å avdekke behov og utvikle arbeidsprosesser.
• Videreføre arbeidet med økende aktivitet knyttet til formidling via portaler for offentlig arkivformidling – alltid med personvern for øye.
• Videreføre arbeidet med innovasjon og åpenhet i samfunnet.
• Videreføre arbeidet med bevaring av papirdepot, digitalt skapte arkiver og privatarkiv.

 

Kvalifikasjonskrav

• Relevant høyere utdanning fra universitet/høyskole.
• Ledererfaring med tilsvarende ansvar fra offentlig sektor, eller annen relevant virksomhet, med gode resultater. Det er ønskelig med lederutdanning.
• Ønskelig med erfaring med strategisk planlegging knyttet til arkivfaget, innsyns- og formidlingsarbeid.
• Kompetanse og erfaring med relevant lov- og avtaleverk
• Digital kompetanse, herunder evne til å bruke, lære og se muligheter i digitale system.
• God kjennskap til kommunens tjenester og oppgaver.
• Gode IKT-kunnskaper.
• Gode norsk-kunnskaper.

 

Personlige egenskaper
I vurderingen av søkere vil personlige egenskaper som er nødvendig for stillingen bli sterkt vektlagt. Vi ønsker oss en medarbeider som har:

• Glød og interesse for ledelse og fagfeltet arkiv.
• Gode kommunikasjonsevner, samarbeids- og lederferdigheter.
• Evne til å motivere, engasjere og vise retning, i samspill med organisasjonen.
• Evne til å være analytisk, systematisk og målrettet med vekt på involvering og beslutningsdyktighet.
• Evne til å være nytenkende og trygg i arbeidet med utvikling av nye tjenester som skal være bærekraftig i fremtiden.
• Høy grad av etterrettelighet, lojalitet og kvalitetsbevissthet.
• God forståelse for forholdet mellom politikk og administrasjon.
• Høy arbeidskapasitet, og evne til å være fleksibel, omstillingsdyktig og løsningsorientert.
• Lyst på en synlig og aktiv rolle i kommunens organisasjon.

Vi tilbyr

• Utfordrende og interessante arbeidsoppgaver i et aktivt, faglig og kompetent arbeidsmiljø.
• Bli en del av et arbeidsfellesskap hvor medarbeiderne er stolte av jobben sin og utfører den med stort engasjement.
• Deltakelse i kommunens ledelsesprogram.
• Lønn etter avtale, og gode pensjons- og forsikringsordninger i KLP.
• Stillingen er unntatt arbeidstidsbestemmelsene og har 10 ekstra fridager som kompensasjon for dette.
• Byarkivet har p.t. kontorplass i Nygaardsgata 42 – 46, sentralt i Fredrikstad.

 

Andre vilkår
Arbeidstakere ansettes i Fredrikstad kommune i henhold til lover, reglement og tariffavtale. Prøvetiden er 6 måneder.

Offentlighet
Opplysning om søkeren kan bli offentliggjort selv om søkeren har bedt om å bli unntatt offentlighet. Fredrikstad kommune vil varsle søkere som har bedt om unntak for offentlighet, dersom dette ønsket ikke kan imøtekommes (offentlighetsloven § 25). Det vil gå frem av den offentlige søkerlista hvor mange søkere det har vært til stillingen og hvilket kjønn de har.